BAS / Програмне забезпечення
ГалузевийBAS Документообіг КОРП
Погодження за годину замість тижня — електронний документообіг для підприємств
Впровадження
4–8 тижнів
Користувачі
10–200 користувачів
Складність
середня
Що таке BAS Документообіг?
BAS Документообіг КОРП — система електронного документообігу для підприємств з великим обсягом внутрішніх документів. Автоматизує маршрути погодження договорів і наказів, контроль виконання доручень та ведення повного архіву. Інтегрується з BAS ERP і BAS КУП для автоматичної передачі погоджених документів в облікову систему.
Що таке BAS Документообіг
Для кого призначена, що автоматизує і чим відрізняється від інших продуктів лінійки BAS.
BAS Документообіг КОРП — система електронного документообігу для підприємств з великим обсягом внутрішніх документів та потребою в контрольованих маршрутах погодження. Замінює хаотичний обмін документами через пошту та месенджери на структурований цифровий процес.
Основні функції: налаштування маршрутів погодження договорів, наказів і службових записок; контроль виконання доручень з нагадуваннями та ескалацією; ведення єдиного електронного архіву з повною версійністю та пошуком за секунди. Система інтегрується з BAS ERP та BAS КУП — погоджений договір автоматично потрапляє в облікову систему.
Впроваджується в компаніях від 50 співробітників, де процеси погодження вже заважають бізнесу: договір гуляє тижнями, документи губляться, неможливо відстежити виконання доручень. Максимальний ефект — у великих компаніях з кількома рівнями погодження та активним договірним обігом.
Що автоматизує система
- 01Маршрути погодження документів
- 02Контроль виконання завдань та доручень
- 03Електронний архів документів
- 04Вхідна та вихідна кореспонденція
- 05Договірний документообіг
- 06Ознайомлення з наказами та регламентами
Що автоматизує BAS Документообіг
Детальний опис кожного блоку автоматизації — що саме вирішує і як це працює на практиці.
Управління документами
Централізована реєстрація, зберігання і версійний контроль усіх типів документів підприємства.
- Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів з автонумерацією
- Версійний контроль файлів з автоматичним копіюванням і блокуванням
- Шаблони документів з автозаповненням реквізитів
- Зв'язки між документами: односторонні, двосторонні, один-до-багатьох
- Права доступу на рівні читання, створення, редагування і видалення
Маршрути погодження
Налаштовувані бізнес-процеси для погодження, затвердження і виконання документів.
- Сім типів процесів: розгляд, виконання, погодження, затвердження, реєстрація, ознайомлення, доручення
- Паралельне, послідовне або змішане погодження на вибір
- Умовна логіка маршрутів і шаблони для типових сценаріїв
- Автоматична ескалація при порушенні строків
- Ієрархічні зв'язки між процесами для складних маршрутів
Договірна робота
Повний цикл управління договорами — від підготовки проєкту до контролю фінансових зобов'язань.
- Підготовка, погодження і затвердження договорів у єдиному середовищі
- Мультивалютний облік договірних сум
- Контроль строків дії договорів і нагадування про пролонгацію
- Облік додаткових угод і супутніх документів
- Моніторинг фінансових зобов'язань і стану розрахунків
Контроль виконання доручень
Постановка, делегування і моніторинг виконання завдань керівників.
- Доручення з рольовим призначенням виконавців і делегуванням
- Нагадування виконавцям і ескалація при простроченні
- Ієрархічний контроль виконавської дисципліни
- Автоматичне формування завдань із протоколів нарад
- Звітність по виконанню доручень у розрізі підрозділів
Пошук і архів документів
Швидкий пошук будь-якого документа за реквізитами або вмістом файлу.
- Повнотекстовий пошук із морфологічним аналізом (українська, англійська, російська)
- Пошук за метаданими, реквізитами і вмістом вкладень
- Штрих-коди для миттєвої ідентифікації паперових документів
- Ієрархічна структура папок відповідно до організаційної структури
- Попередній перегляд документів без виходу з системи
Наради та управління заходами
Планування, проведення і контроль виконання рішень нарад.
- Бронювання переговорних кімнат і координація учасників
- Підбір зручного часу для всіх учасників наради
- Автоматичне формування протоколів нарад
- Облік і контроль виконання рішень з нарад
- Програми конференцій і корпоративних заходів
Електронний підпис і безпека
Юридично значущий підпис документів та захист інформації відповідно до українського законодавства.
- КЕП через сумісні токени і хмарний сервіс ITS «Підпис»
- Сумісність з усіма акредитованими ЦСК України
- Шифрування документів і захист від несанкціонованого доступу
- Відповідність ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»
- Повна журналізація дій користувачів у системі
Розподілена робота і веб-доступ
Підтримка холдингів, філій і віддалених підрозділів з єдиним документарним простором.
- Розподілена база даних для роботи кількох юридичних осіб
- Обмін задачами між вузлами без дублювання документів
- Веб-клієнт для доступу з браузера без встановлення повного клієнта
- Мобільне погодження для керівників з будь-якого пристрою
- XML-обмін для інтеграції з зовнішніми системами
Переваги, помітні з першого місяця
Не функції програми, а зміни в роботі бізнесу — що стає простіше, швидше і менш залежним від людського фактора.
Погодження за годину
Документ надходить до погоджувача автоматично, нагадування приходять при простроченні. Вже не шукаєте "де завис договір" — це видно в системі.
Жоден документ не губиться
Всі версії документа зберігаються в єдиному архіві з повною історією змін і коментарів. Знаходите будь-який документ за 10 секунд.
Контроль доручень
Керівник ставить завдання — система нагадує виконавцям, показує статус і сигналізує про прострочення. Виконання більше не тримається на словах.
Інтеграція з обліковими системами
BAS Документообіг синхронізується з BAS ERP та BAS КУП: договір погоджено — одразу доступний у фінансовому обліку.
Договори під контролем від проєкту до пролонгації
Система відстежує строки дії кожного договору і нагадує про пролонгацію заздалегідь. Мультивалютний облік і фінансові зобов'язання — в одному місці.
Доступ з будь-якого пристрою
Керівник погоджує документи через браузер без встановлення клієнта. Веб-інтерфейс підтримує повний функціонал перегляду і підпису документів.
Конкретні зміни, які відчуває бізнес
Середні показники з реальних впроваджень. Точні цифри залежать від масштабу та специфіки бізнесу.
Час погодження типового договору
Документи без статусу / загублені
Продуктивність адміністративного персоналу
Пошук потрібного документа
* На основі середніх результатів впроваджень. Реальні цифри залежать від масштабу.
Етапи проекту від старту до запуску
Точний розрахунок термінів та бюджету — після обстеження ваших процесів.
Картографування маршрутів погодження
Налаштування типів документів
Права доступу та ролі
Інтеграція з обліковою системою
Навчання адміністратора та користувачів
Картографування маршрутів погодження
Налаштування типів документів
Права доступу та ролі
Інтеграція з обліковою системою
Навчання адміністратора та користувачів
Часто впроваджують разом
Системи, які найчастіше впроваджують разом — для повного покриття процесів підприємства.
Питання про BAS Документообіг
Відповіді на найчастіші запитання про систему, умови впровадження та відмінності від схожих рішень.
Так. Підтримується підписання документів за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису) через сумісні токени та хмарні сервіси.
Так, це один з найпоширеніших сценаріїв. Погоджений договір або заявка автоматично відображаються в обліковій системі — дублювання даних виключено.
Так. Через вебінтерфейс або мобільний застосунок керівник може погоджувати документи з будь-якого пристрою без встановлення повного клієнта.
КОРП — для великих підприємств і холдингів: підтримує розподілену базу даних, роботу кількох юридичних осіб і складні ієрархічні маршрути погодження. ПРОФ — для середніх компаній з однією базою і стандартними маршрутами. Якщо підприємство має філії або кілька юридичних осіб — потрібна версія КОРП.
Стандартний проєкт займає 4–8 тижнів. Основні етапи: картографування маршрутів погодження, налаштування типів документів і прав доступу, інтеграція з обліковою системою, навчання адміністратора і користувачів. Для компаній до 50 користувачів — від 4 тижнів.
Так. BAS Документообіг КОРП включає модуль управління заходами: бронювання переговорних кімнат, підбір зручного часу для учасників, автоматичне формування протоколів нарад і контроль виконання рішень з нагадуваннями виконавцям.
Так, у версії КОРП. Розподілена база даних дозволяє кільком юридичним особам або філіям працювати в єдиному документарному просторі з розмежуванням доступу і синхронізацією задач між вузлами.
SATELION
Готові автоматизувати бізнес?
Розкажіть про задачу — запропонуємо рішення та розрахуємо бюджет. Перша консультація безкоштовна.