BAS Управління торгівлею (BAS УТ) — конфігурація платформи BAS для автоматизації оптової та оптово-роздрібної торгівлі: управління продажами, закупівлями, складом і ціноутворенням в єдиній системі. На відміну від BAS Бухгалтерія, тут ведеться управлінський облік — дані для прийняття рішень, а не лише для регламентованої звітності. За досвідом SATELION у десятках впроваджень, BAS УТ є оптимальним вибором для дистриб'юторів, оптових і оптово-роздрібних компаній із кількома складами або складною ціновою політикою. Впровадження займає від 6 до 12 тижнів залежно від кількості складів, цінових правил і необхідних інтеграцій.
Кому підходить BAS УТ
Типова компанія, якій потрібна BAS УТ: оптовий або оптово-роздрібний бізнес із кількома менеджерами з продажів, одним або більше складами і потребою бачити маржинальність у розрізі клієнтів, товарних груп або менеджерів.
BAS Малий бізнес підходить, якщо у вас один склад, проста цінова структура і до 10 співробітників. Як тільки з'являється мережа складів, дилерські знижки або потреба контролювати виконання плану по кожному менеджеру — SATELION рекомендує BAS УТ.
BAS Бухгалтерія не замінює BAS УТ: вона веде регламентований облік для звітності, але не дає оперативної картини по залишках, замовленнях і взаєморозрахунках у реальному часі. Більшість компаній використовують обидві системи разом: BAS УТ для операційної роботи і BAS Бухгалтерія для звітності з автоматичним обміном між ними.
BAS УТП варто розглядати, якщо поряд з торгівлею є виробництво або сервісні процеси. Для чистої торгівлі УТП — надлишок.
Що автоматизує BAS УТ на практиці
Найчастіше до нас приходять із двома болями: менеджери ведуть замовлення в Excel і дані губляться між відділами, або склад і бухгалтерія живуть у різних системах і залишки не сходяться ніколи.
За роки впровадження ми бачимо, що компанії в першу чергу закривають три блоки. Перший — управління замовленнями: від заявки клієнта до відвантаження з контролем оплати і резервуванням товару. Другий — закупівлі і склад: планування потреб, замовлення постачальникам, складський облік залишків. Третій — ціноутворення: прайс-листи, індивідуальні знижки, акції — все в одному місці замість таблиць у п'яти файлах.
CRM у BAS УТ — базовий, але покриває головне: воронка продажів, нагадування, історія взаємодії з клієнтом. Якщо потрібен повноцінний CRM з маркетинговою автоматизацією — BAS УТ краще інтегрувати з окремим рішенням.
5 етапів впровадження BAS УТ
Аудит і очищення даних (1–2 тижні). Номенклатура в Excel з роками обростає дублями, некоректними одиницями виміру і порожніми полями. Запустити BAS УТ на брудних даних — значить перенести хаос із таблиць у систему. Це найважливіший і найбільш недооцінений етап.
Налаштування цінових політик і складської структури (1–2 тижні). Фіксуємо ієрархію складів, правила адресного зберігання, структуру прайс-листів і дисконтних програм.
Налаштування процесів продажів і закупівель (2–4 тижні). Маршрут замовлення від заявки клієнта до відвантаження, резервування товару, контроль оплати, замовлення постачальникам.
Навчання користувачів (1 тиждень). Окремо навчаємо менеджерів з продажів, комірників і керівників. Обсяг залежить від кількості ролей і складності процесів.
Дослідна експлуатація (2–3 тижні). Паралельна робота в старій і новій системі до повного переходу. Виявляємо і виправляємо невідповідності до остаточного запуску.
Три типові помилки при впровадженні BAS УТ
Перенос всієї номенклатури без очищення. Якщо в поточній базі 12 000 позицій, з яких реально активних 3 000 — переносити треба лише активні. Решта захаращує систему і ускладнює щоденну роботу.
Ігнорування ролей і прав доступу. BAS УТ дозволяє гнучко налаштувати що бачить менеджер, що — керівник відділу, що — власник. Компанії, які пропускають цей етап, витрачають місяці на виправлення вже після запуску.
Запуск без налаштованого обміну з бухгалтерією. BAS УТ — управлінський облік, BAS Бухгалтерія — регламентований. Якщо між ними немає автоматичного обміну, бухгалтерія вноситиме дані вручну. Це потрібно проектувати на старті, а не додавати після.
Скільки коштує впровадження BAS УТ
Вартість проєкту складається з двох частин: ліцензії на платформу і конфігурацію та послуги впровадження. Ліцензії залежать від кількості користувачів і купуються у авторизованого партнера BAS.
Послуги впровадження для компанії з одним-двома складами і стандартними процесами продажів — від 6 до 12 тижнів роботи. Вартість визначається кількістю цінових правил, необхідністю інтеграцій (інтернет-магазин, логістика, бухгалтерія) і обсягом кастомізації під специфіку підприємства. Для точної оцінки SATELION проводить попередній аудит процесів і даних — без нього будь-яка цифра буде неточною.
Бюджет на технічний супровід BAS після запуску: закладайте мінімум 20–30% від вартості впровадження щорічно. Система живе разом із бізнесом — зміни законодавства, нові цінові правила, інтеграції — все це потребує супроводу.
BAS Управління торгівлею дає результат тоді, коли вибір конфігурації відповідає реальним задачам, а дані перед стартом — очищені і структуровані. Найдорожчий сценарій — зрозуміти через рік, що взяли не ту конфігурацію або запустили систему на брудній номенклатурі. Саме тому SATELION починає кожен проєкт з аудиту задач і даних, а не з налаштування.